Từ việc tạo ra phần mềm, tôi luôn tin rằng việc sử dụng công cụ này không chỉ là việc tính toán số liệu một cách đơn thuần, mà là một quy trình tối ưu hóa chi phí và tăng cường năng suất cho các doanh nghiệp in ấn. Phần mềm của chúng tôi không chỉ đơn giản là một công cụ tính toán, mà còn là một giải pháp toàn diện giúp các doanh nghiệp xây dựng và quản lý báo giá một cách chính xác và hiệu quả hơn. Để dễ dàng hơn trong việc sử dụng cũng như hiểu rõ hơn về phần mềm Giá In, trong bài viết này sẽ chia sẻ cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, dễ dàng. Mời bạn đón xem!
1. Đối tượng sử dụng phần mềm
Phần mềm tính giá in là một công cụ hữu ích không chỉ dành cho đơn vị sản xuất in ấn mà còn cho khách hàng đặt in. Dưới đây là cách mà cả hai đối tượng này có thể tận dụng phần mềm tính giá in để mang lại lợi ích tối đa:
1.1. Đơn vị sản xuất in ấn
Phần mềm tính giá in mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho các doanh nghiệp sản xuất in ấn:
- Nhanh chóng và chính xác: Phần mềm giúp tính toán chi phí sản xuất nhanh chóng và chính xác hơn so với tính giá thủ công. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính khách quan trong quá trình đưa ra báo giá cho khách hàng.
- Tiết kiệm chi phí nhân viên: Không cần phải thuê nhân viên riêng biệt chỉ để tính giá cả. Các nhân viên trong doanh nghiệp có thể tự mình thao tác và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
- Không cần đào tạo đặc biệt: Giao diện đơn giản của phần mềm giúp nhân viên có thể dễ dàng làm quen và sử dụng ngay lập tức mà không cần phải đào tạo lâu dài.
- Quản lý từ xa: Giám đốc và chủ doanh nghiệp có thể cung cấp tài khoản cho nhân viên để quản lý và thực hiện tính toán từ bất kỳ đâu, chỉ cần kết nối internet. Điều này mang lại tính linh hoạt và tiện lợi trong quản lý doanh nghiệp.
1.2. Khách hàng đặt in
Khách hàng đặt in cũng có thể hưởng lợi lớn từ phần mềm tính giá in:
- Thăm dò giá cả: Phần mềm tính giá in cho phép khách hàng so sánh giá cả từ nhiều nhà cung cấp khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Họ có thể yên tâm rằng dữ liệu tính toán từ phần mềm là minh bạch và khách quan.
- Phân tích yếu tố liên quan đến giá cả: Khách hàng có thể dễ dàng phân tích các yếu tố như vật liệu, số lượng, hiệu ứng gia công sau in và các yêu cầu đặc biệt khác để đưa ra quyết định chọn lựa những nhà cung cấp và option phù hợp nhất.
Tóm lại, phần mềm tính giá in là một công cụ không thể thiếu đối với cả doanh nghiệp sản xuất in ấn và khách hàng đặt in. Nó mang lại sự tiện lợi, chính xác và giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh cho cả hai đối tượng này trong ngành công nghiệp in ấn ngày nay.
2. Hướng dẫn sử dụng phần mềm
Để sử dụng phần mềm một cách hiệu quả và dễ dàng, bạn có thể xem qua hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Đăng ký tài khoản sử dụng
- Tại màn hình trang chủ, bạn hãy click vào nút “Đăng ký” để đăng ký tài khoản sử dụng phần mềm.
- Màn hình hiển thị form đăng ký tài khoản, bạn hãy điền đầy đủ các thông tin và ghi nhớ chính xác những thông tin này để sau này sử dụng. Hãy nhấn vào nút “Đăng ký’ để đăng ký tài khoản miễn phí. Một màn hình sẽ thông báo gửi link kích hoạt đến địa chỉ email.
- Tiếp theo hãy kiểm tra thư được gửi đến tại gmail bạn đăng ký tại form đăng ký. Sau đó click vào dòng chữ màu xanh để kích hoạt tài khoản. Nếu bạn chưa nhận được thư hãy kiểm tra ở chỗ “Thư nháp hoặc kiểm tra lại tại chỗ form đăng ký.
Bước 2: Lựa chọn bảng tính giá
- Sau khi tài khoản được kích hoạt, bạn sẽ được chuyển hướng đến trang đăng nhập và bạn hãy đăng nhập để sử dụng phần mềm. Tiếp theo hãy nhấp vào ô “Bảng tính giá” để xem và sử dụng bảng tính theo nhu cầu của mình.
- Ở màn hình phía trên bạn có thể thấy giao diện danh sách bảng tính. Tại trang này sẽ bao gồm những bảng tính giá tự động với những bộ lọc như: Loại sản phẩm, gói đăng ký.
- Tại ô tìm kiếm bạn có thể nhập bảng tính mình muốn sử dụng, phần mềm sẽ lọc bảng tính mang lại kết quả nhanh nhất.
Bước 3: Sử dụng bảng tính
- Sau khi xác định được bảng tính bạn muốn sử dụng, hãy click vào “Dùng ngay”, phần mềm sẽ tự động chuyển đến trang bảng tính giá chi tiết loại sản phẩm đấy. Có 2 trường hợp sẽ xảy ra:
+ Trường hợp 1: Bảng tính miễn phí (tức tài khoản nào cũng dùng được và có thể sử dụng ngay lập tức)
Có 3 khu vực chính:
Khu vực 1: Bảng tính giá. Tại khu vực này người dùng có thể chọn và nhập những thông tin sản phẩm để bảng tính tự động tính giá.
Khu vực 2: Hình ảnh minh họa: Khu vực hiển thị những hình ảnh tương ứng với những hiệu ứng bạn chọn. Bạn có thể click vào từng ảnh nếu như chưa hình dung được hiệu ứng mình chọn.
Khu vực 3: Mô tả bản tính. Ở đây sẽ mô tả bảng tính trên và những phương pháp, gợi ý để bạn tiết kiệm chi phí in ấn.
+ Trường hợp 2: Bảng tính có phí (Bạn phải đăng ký gói hoặc mua theo lần sử dụng)
- Giống như trường hợp 1, chỉ khác chỗ khu vực 1 bạn sẽ không sử dụng được bảng tính nếu như chưa mua lượt sử dụng bảng tính.
- Bạn hãy click vào “Mua ngay” để thanh toán chi phí sử dụng bảng tính theo lượt.
- Nếu bạn có nhu cầu sử dụng bảng tính theo gói hãy tham khảo những gói dịch vụ ở trang chủ. Mỗi gói dịch vụ sẽ được sử dụng những bảng tính có trong danh sách và mỗi gói sẽ có một chi phí sử dụng riêng. Click vào “Dùng ngay” để thanh toán gói sử dụng.
- Sau khi thanh toán xong, bạn có thể sử dụng bảng tính để tính giá sản phẩm của mình.
Bước 4: Xem kết quả báo giá
- Phần mềm sẽ hiển thị kết quả báo giá với những thông tin bạn cung cấp. Với tổng đơn hàng là tổng tiền đơn hàng, đơn giá là tổng tiền trên 1 sản phẩm.
Bước 5: Xem lại lịch sử báo giá
- Bạn có thể xem lại lịch sử báo giá tại “Lịch sử dụng bảng tính” bằng cách click vào “Hồ sơ” => “Lịch sử dụng bảng tính”.
- Ngoài ra, bạn có thể xem và thay đổi những thông tin tài khoản tại mục “Hồ sơ”
3. Lưu ý khi sử dụng phần mềm
Khi sử dụng phần mềm tính giá in ấn, cần lưu ý các điều sau để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quá trình tính toán và báo giá:
3.1. Điền chọn đúng thông tin trong bảng tính
Cần chắc chắn điền đầy đủ và chính xác các thông tin vào bảng tính của phần mềm. Nhất là xác định kích thước phải được nhập đúng để tính toán chi phí chính xác (xem ở dưới đoạn mô tả từng bài). Chú đến các đơn vị từng trường để phần mềm tính giá có thể hoạt động đúng cách.
3.2. Kết quả báo giá cuối cùng
Kết quả báo giá ở mỗi bảng tính dành cho nhà sản xuất thương mại. Đối với những khách hàng trực tiếp bạn nên cộng 5% tổng giá trị đơn hàng để có kết quả chính xác nhất
3.3. Đơn hàng gấp và chi phí phát sinh
Đơn hàng cần được xử lý gấp thường sẽ phát sinh chi phí bù hao cao hơn do phải tăng công suất làm việc, sử dụng tài nguyên nhanh hơn và có thể đòi hỏi các chi tiết phức tạp hơn. Do đó, cần tính toán và báo giá thêm chi phí bù hao phù hợp để đảm bảo khách hàng hiểu được và đồng ý với điều này.
3.4. Yêu cầu khó hoặc đặc thù
Trong trường hợp có yêu cầu đặc biệt, không xuất hiện trong bảng tính của phần mềm, nên tham vấn và lấy ý kiến từ các chuyên gia trong ngành. Điều này giúp đảm bảo tính khả thi và chính xác của dự án in ấn.
Những lưu ý trên giúp đảm bảo phần mềm tính giá in ấn hoạt động hiệu quả và mang lại kết quả tối ưu cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Bằng việc tuân thủ các nguyên tắc này, bạn sẽ tăng cường được tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quá trình kinh doanh in ấn.
Cuối cùng, việc sử dụng phần mềm Giá In không chỉ là một công cụ hữu ích mà còn là một yếu tố quyết định đến sự thành công của các doanh nghiệp in ấn. Từ việc đơn giản hóa quy trình báo giá đến việc tối ưu hóa chi phí sản xuất, phần mềm đã chứng minh vai trò không thể thiếu trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Hy vọng rằng hướng dẫn này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về cách áp dụng và tận dụng tiềm năng của công nghệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn. Hãy cùng đồng hành và phát triển những giải pháp sáng tạo tiếp theo với phần mềm Giá In, để mang lại những thành công bền vững và phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.